Giải pháp thiết bị & in ấn cho ngành Giáo dục

• Kỳ thi có sản lượng in rất lớn dồn vào vài ngày, trong khi thiết bị sẵn có của đơn vị không đủ công suất và không có máy dự phòng.
• Đầu tư mua máy cho nhu cầu theo mùa gây tồn đọng tài sản, khấu hao và chi phí bảo trì cả năm cho vài ngày sử dụng.
• Chi phí in ấn thường xuyên (mực, drum, linh kiện, sửa chữa) rời rạc, khó dự toán và khó kiểm soát theo từng phòng ban.
• Sự cố thiết bị giữa kỳ thi không có phương án thay thế rõ ràng, không có cam kết thời gian xử lý.
• Khối lượng hồ sơ giấy (văn bằng, chứng chỉ, hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, tài liệu lưu trữ) tăng liên tục nhưng chưa được số hóa và tra cứu được.
• Hồ sơ báo giá – hợp đồng – bàn giao – nghiệm thu – thanh lý phải khớp nhau về tên thiết bị, cấu hình và khối lượng thực tế.

Hương Sơn không chào từng chiếc máy rời. Hương Sơn chào một gói năng lực gồm thiết bị, vật tư, kỹ thuật, dự phòng và hồ sơ – chia thành 4 nhóm theo đầu việc của đơn vị.

1. 1

   T-60 → T-30

   Khảo sát nhu cầu

   Xác định kỳ thi hoặc nhu cầu thường xuyên, số điểm in, số máy, sản lượng dự kiến, khổ giấy và yêu cầu an ninh khu vực sao in.

2. 2

   T-30 → T-15

   Chốt phương án

   Cấu hình máy chính và máy dự phòng, định mức vật tư, nhân sự kỹ thuật, phương án vận chuyển; gửi phương án kỹ thuật kèm cơ cấu giá.

3. 3

   T-15 → T-7

   Chuẩn bị thiết bị

   Vệ sinh, bảo dưỡng, in test đạt yêu cầu; chuẩn bị Master/mực đủ cho toàn kỳ và tồn dự phòng; phân công kỹ thuật trực.

4. 4

   T-2

   Giao và lắp đặt

   Giao máy trước thời điểm in chính thức để đơn vị làm quen; kiểm tra nguồn điện, chạy thử, chốt counter đầu kỳ và lập biên bản bàn giao.

5. 5

   Trong kỳ

   Vận hành và trực kỹ thuật

   Kỹ thuật trực theo phương án đã thống nhất, ghi nhật ký vận hành, bổ sung vật tư, xử lý sự cố theo cấp độ.

6. 6

   Sau kỳ

   Thu hồi và nghiệm thu

   Chốt counter và vật tư thực tế, thu hồi thiết bị, nghiệm thu, xuất hóa đơn và thanh lý – hồ sơ khớp với báo giá và hợp đồng.

• Kênh tiếp nhận sự cố qua điện thoại, Zalo và email; mỗi hợp đồng có đầu mối kỹ thuật xác định.
• Phân loại sự cố theo cấp độ P1/P2/P3 với cam kết thời gian tương ứng.
• Phương án máy dự phòng cho nhiệm vụ trọng yếu – tối thiểu 01 máy dự phòng cho mỗi cụm in của kỳ thi lớn.
• Theo dõi lịch sử thiết bị, vật tư đã cấp và số lần xử lý sự cố theo từng mã máy.
• Bảo dưỡng định kỳ và đánh giá thiết bị trước mỗi mùa cao điểm.
• Hồ sơ nghiệm thu ghi rõ máy, số ngày thuê, vật tư thực tế, tình trạng và counter được xác nhận.

Điều đơn vị mua không phải là chiếc máy, mà là năng lực in ấn ổn định trong một khoảng thời gian xác định. Vì vậy nên so sánh bằng tổng chi phí sở hữu, không so sánh bằng giá máy.