Giải pháp scan và số hóa tài liệu
Hương Sơn cung cấp thiết bị và dịch vụ số hóa tài liệu theo mô hình đầy đủ: scan tốc độ cao, kiểm soát chất lượng, OCR, chuẩn hóa tên và metadata, bàn giao dữ liệu kèm biên bản.
100% Máy Mới Chính Hãng
Đầy đủ CO/CQ, nguyên đai nguyên kiện từ Toshiba, Duplo, Konica Minolta.
Phản Hồi ≤ 30p · Có Mặt ≤ 2h
Kỹ sư túc trực hỗ trợ kỹ thuật tận nơi tại Hà Nội & các tỉnh miền Bắc.
Đổi Máy Mới Trong 24 Giờ
Khắc phục triệt để sự cố phần cứng, cam kết không làm gián đoạn công việc.
0đ Chi Phí Linh Kiện & Mực
Trọn gói vật tư tiêu hao, drum, gạt và bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ.
Problem
Bài toán của đơn vị
- Hồ sơ giấy tăng theo năm, chiếm diện tích và xuống cấp theo thời gian.
- Tra cứu một hồ sơ cũ phụ thuộc vào người biết cách sắp xếp.
- Mua máy scan rồi tự làm nhưng không có quy ước đặt tên và metadata nên dữ liệu vẫn không tra cứu được.
- Tài liệu có nhiều dạng: A4 và A3, một mặt và hai mặt, giấy mỏng và giấy dày, hồ sơ đã đóng quyển.
- Không có tiêu chí kiểm tra chất lượng nên không biết dữ liệu bàn giao có đủ và đúng hay không.
- Yêu cầu bảo mật khiến việc đưa tài liệu ra ngoài xử lý trở nên phức tạp.
Solution
Giải pháp Hương Sơn
Hương Sơn xây giải pháp theo chuỗi Scan → OCR → phân loại → lưu trữ → tra cứu → workflow, và đóng vai trò tích hợp giải pháp: khảo sát, thiết bị, triển khai, quy trình, đào tạo và vận hành. Phần OCR, hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ và API do đối tác chuyên môn cung cấp.
- Khảo sát khối lượng và phân loại tài liệu: khổ giấy, số mặt, độ dày giấy, tình trạng đóng quyển.
- Chọn dòng máy scan phù hợp: máy để bàn, máy theo phòng ban, máy tốc độ cao, máy scan mạng.
- Thiết lập quy trình scan và tiêu chí kiểm soát chất lượng trước khi bắt đầu.
- OCR khi phạm vi dịch vụ yêu cầu, để dữ liệu tìm kiếm được theo nội dung.
- Quy ước đặt tên, cấu trúc thư mục và các trường metadata được đơn vị phê duyệt trước.
- Kiểm tra tỷ lệ lỗi, thiếu trang và lệch trang; scan lại phần chưa đạt.
- Bàn giao dữ liệu kèm biên bản số lượng và chất lượng, kèm hướng dẫn vận hành.
- Hai hình thức: đơn vị mua thiết bị và tự làm với sự hỗ trợ của Hương Sơn, hoặc thuê Hương Sơn thực hiện dịch vụ.
Equipment
Thiết bị trong giải pháp
| Nhóm thiết bị | Vai trò trong giải pháp |
|---|---|
| Máy scan tốc độ cao | Chọn theo khối lượng, khổ giấy và loại tài liệu |
| Máy photocopy – máy đa chức năng có scan | Cho khối lượng vừa và scan phát sinh hằng ngày |
| Thiết bị văn phòng phụ trợ | Workstation và thiết bị cho khu vực scan |
| Vật tư – linh kiện máy scan | Con lăn, tấm ma sát và vật tư thay theo số trang |
Implementation
Quy trình triển khai
-
1
Bước 1
Khảo sát khối lượng và loại tài liệu
Số hồ sơ, số trang, khổ giấy, tình trạng tài liệu và mức độ ưu tiên từng nhóm.
-
2
Bước 2
Chốt phạm vi và quy ước dữ liệu
Định dạng file, độ phân giải, có OCR hay không, quy ước đặt tên, cấu trúc thư mục và trường metadata.
-
3
Bước 3
Chọn thiết bị và hình thức thực hiện
Chọn dòng máy scan; xác định đơn vị tự làm hay Hương Sơn thực hiện dịch vụ, và địa điểm thực hiện.
-
4
Bước 4
Tiếp nhận và kiểm đếm
Kiểm đếm hồ sơ và số trang, lập biên bản tiếp nhận.
-
5
Bước 5
Chuẩn bị và scan
Phân loại, tháo ghim, làm phẳng; scan kèm kiểm soát chất lượng trong quá trình.
-
6
Bước 6
OCR và chuẩn hóa
OCR khi có yêu cầu; đặt tên, nhập metadata theo quy ước đã phê duyệt.
-
7
Bước 7
Kiểm tra và bàn giao
Soát tỷ lệ lỗi, thiếu trang, lệch trang; bàn giao dữ liệu kèm biên bản và hướng dẫn vận hành.
Service
Dịch vụ và cam kết
- Kiểm đếm và lập biên bản ở cả hai đầu: khi tiếp nhận và khi bàn giao.
- Quy ước đặt tên và metadata được phê duyệt trước khi bắt đầu, không tự quyết giữa quá trình.
- Tiêu chí kiểm soát chất lượng rõ ràng theo tỷ lệ lỗi, thiếu trang và lệch trang.
- Bảo mật: không sao lưu hoặc chuyển tài liệu ngoài phạm vi hợp đồng.
- Đào tạo vận hành cho nhân sự của đơn vị sau khi bàn giao.
- Bảo trì và cung cấp vật tư thay thế cho thiết bị scan theo số trang đã sử dụng.
| Cấp độ sự cố | Tiếp nhận | Mục tiêu xử lý |
|---|---|---|
| Tiến độ | Theo kế hoạch từng giai đoạn | Báo cáo khối lượng hoàn thành theo kỳ đã thống nhất |
| Chất lượng dữ liệu | Kiểm tra 100% số trang | Scan lại phần không đạt, không tính thêm phí |
| Bảo mật tài liệu | Cam kết trong hợp đồng | Chỉ xử lý trong phạm vi và địa điểm đơn vị chấp thuận |
ROI
Hiệu quả đầu tư
Số hóa chỉ có giá trị khi dữ liệu tra cứu được. Vì vậy phần quy ước dữ liệu và kiểm soát chất lượng quan trọng không kém phần thiết bị.
| Hạng mục chi phí | Phương án mua | Phương án thuê / dịch vụ |
|---|---|---|
| Thời gian tra cứu | Hồ sơ giấy: phụ thuộc kho và người phụ trách | Đã số hóa: tra theo tên, metadata, hoặc nội dung nếu có OCR |
| Rủi ro mất tài liệu | Hồ sơ giấy: hỏng, ẩm, cháy, thất lạc | Đã số hóa: có bản dữ liệu và sao lưu |
| Diện tích lưu trữ | Tăng theo năm | Hồ sơ gốc lưu trữ gọn, làm việc trên dữ liệu |
| Tự làm hay thuê dịch vụ | Tự làm: đầu tư thiết bị, bố trí nhân sự, tự chịu rủi ro chất lượng | Thuê dịch vụ: trả theo khối lượng thực tế, có cam kết chất lượng |
| Khả năng dùng chung dữ liệu | Hồ sơ giấy: một bản, một nơi | Đã số hóa: nhiều người tra cứu cùng lúc theo phân quyền |
Hương Sơn không tự phát triển phần mềm OCR hay hệ thống quản lý tài liệu. Hương Sơn chọn mô hình đối tác để đơn vị có thể dùng công cụ phù hợp nhất với mình, thay vì bị bó vào một sản phẩm duy nhất.
Quy cách & Mẫu dữ liệu bàn giao số hóa tài liệu
Để Quý cơ quan, trường học và doanh nghiệp hoàn toàn an tâm trước khi lựa chọn, Hương Sơn minh bạch 100% quy cách đóng gói và mẫu dữ liệu bàn giao số hóa thực tế theo đúng tiêu chuẩn lưu trữ quốc gia:
1. File PDF Searchable OCR Tiếng Việt
Chuẩn lưu trữ ISO 19005-1 (PDF/A-1b)- Độ chính xác OCR: Đạt ≥ 98% tiếng Việt có dấu, tìm kiếm toàn văn trực tiếp trên Adobe / Foxit Reader.
- Độ phân giải chuẩn: 300 DPI (Màu 24-bit hoặc Grayscale), chống cong góc và khử bóng mờ trang giấy.
- Dung lượng tối ưu: Nén chuẩn CCITT Group 4 / JBIG2, chỉ khoảng 300KB – 800KB/trang mà vẫn sắc nét.
2. Bảng Chỉ Mục Siêu Dữ Liệu (Metadata Index)
File Excel / CSV / JSON tương thích hệ thống QLVB- Đầy đủ 10 trường tra cứu: STT, Mã định danh hồ sơ, Tên văn bản, Số hiệu, Ngày ban hành, Cơ quan ban hành, Trích yếu, Số trang, Dung lượng, Mã Hash.
- Tương thích phần mềm: Dễ dàng import vào VNPT-iOffice, Viettel vOffice, CSDL Giáo dục MOET và phần mềm lưu trữ nội bộ.
- Liên kết trực tiếp: Cột Hyperlink bấm là mở trực tiếp file PDF tương ứng.
Cấu trúc cây thư mục bàn giao chuẩn hóa:
[DU_LIEU_SO_HOA_HUONG_SON_2026]/
├── 01_BANG_KE_CHI_MUC_METADATA/
│ ├── Danh_muc_ho_so_so_hoa_tong_hop.xlsx (Bảng tra cứu 10 trường dữ liệu)
│ └── Bang_kiem_tra_ma_bam_SHA256.txt (Đối soát tính toàn vẹn 100%)
├── 02_TAI_LIEU_PDF_SEARCHABLE/
│ ├── [2025_HOC_BA_THPT]/
│ │ ├── HB_001_NGUYEN_VAN_AN.pdf (PDF/A-1b 300DPI Searchable)
│ │ └── HB_002_TRAN_THI_BINH.pdf
│ └── [2024_HO_SO_CAN_BO]/
│ ├── HSCB_0142_LE_VAN_CUONG.pdf
│ └── HSCB_0143_PHAM_THI_DUNG.pdf
└── 03_BIEN_BAN_NGHIEM_THU_VA_BAN_GIAO/
├── Bien_ban_ban_giao_ho_so_goc.pdf
└── Bien_ban_nghiem_thu_chat_luong_so_hoa.pdf
Câu hỏi thường gặp
Chi phí số hóa tính theo gì?
Hương Sơn thực hiện tại đơn vị hay đưa tài liệu đi?
Nên mua máy scan tự làm hay thuê dịch vụ?
Chọn máy scan theo tiêu chí nào?
Dữ liệu bàn giao ở định dạng nào?
Nhận phương án và báo giá
Hương Sơn phản hồi trong giờ làm việc. Thông tin của Quý đơn vị chỉ dùng để tư vấn và báo giá.
Giải pháp liên quan
Yêu cầu khảo sát số hóa cho đơn vị
Hương Sơn khảo sát khối lượng và loại tài liệu, đề xuất thiết bị, quy trình, quy ước dữ liệu và đơn giá theo trang.