Scan, OCR và số hóa hồ sơ cho Sở GD&ĐT và trường học

• Khối lượng hồ sơ giấy về văn bằng, chứng chỉ, hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên và tài liệu lưu trữ tăng liên tục.
• Tra cứu một hồ sơ cũ mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào người nắm cách sắp xếp.
• Yêu cầu số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đang được Bộ GD&ĐT triển khai và đôn đốc, tạo áp lực về tiến độ.
• Hồ sơ có nhiều dạng khác nhau: A4 và A3, một mặt và hai mặt, giấy mỏng và giấy dày, hồ sơ đã đóng quyển – không thể dùng một cách scan cho mọi loại.
• Nếu tự tổ chức scan, đơn vị phải đầu tư thiết bị, bố trí nhân sự và tự chịu rủi ro về chất lượng dữ liệu.
• Dữ liệu scan không có quy ước đặt tên và metadata thống nhất thì vẫn không tra cứu được.

Hương Sơn không bán một chiếc máy scan. Hương Sơn nhận cả quy trình số hóa: thiết bị, nhân sự, kiểm soát chất lượng và bàn giao dữ liệu theo quy ước thống nhất – theo mô hình tích hợp giải pháp, phần OCR và hệ thống lưu trữ do đối tác chuyên môn cung cấp.

• Tiếp nhận: kiểm đếm hồ sơ và số trang, lập biên bản tiếp nhận – hai bên cùng xác nhận khối lượng đầu vào.
• Chuẩn bị: phân loại tài liệu, tháo ghim, làm phẳng để scan không bị lỗi trang.
• Scan: dùng máy scan tốc độ cao phù hợp từng loại tài liệu, kèm kiểm soát chất lượng ngay trong quá trình scan.
• OCR: nhận dạng ký tự khi phạm vi dịch vụ yêu cầu, giúp dữ liệu tìm kiếm được theo nội dung.
• Đặt tên: theo quy ước thống nhất đã được đơn vị phê duyệt trước khi bắt đầu.
• Metadata: nhập các trường dữ liệu theo yêu cầu của đơn vị để phục vụ tra cứu và quản lý.
• Kiểm tra: soát tỷ lệ lỗi, thiếu trang và lệch trang trước khi bàn giao.
• Bàn giao: giao dữ liệu kèm biên bản xác nhận số lượng và chất lượng; hướng dẫn vận hành và hỗ trợ sau triển khai.

1. 1

   Bước 1

   Khảo sát khối lượng và loại tài liệu

   Xác định số hồ sơ, số trang, khổ giấy, tình trạng tài liệu và mức độ ưu tiên của từng nhóm hồ sơ.

2. 2

   Bước 2

   Chốt phạm vi và quy ước dữ liệu

   Thống nhất định dạng file, độ phân giải, có OCR hay không, quy ước đặt tên, cấu trúc thư mục và các trường metadata.

3. 3

   Bước 3

   Chọn phương án thiết bị và nhân sự

   Chọn dòng máy scan phù hợp, xác định số ca làm việc, địa điểm thực hiện – tại đơn vị hoặc tại nơi được đơn vị chấp thuận.

4. 4

   Bước 4

   Tiếp nhận và kiểm đếm

   Kiểm đếm hồ sơ và số trang, lập biên bản tiếp nhận trước khi bắt đầu.

5. 5

   Bước 5

   Scan – OCR – chuẩn hóa

   Chuẩn bị tài liệu, scan, kiểm soát chất lượng, OCR khi có yêu cầu, đặt tên và nhập metadata.

6. 6

   Bước 6

   Kiểm tra chất lượng

   Soát tỷ lệ lỗi, thiếu trang, lệch trang; scan lại phần chưa đạt.

7. 7

   Bước 7

   Bàn giao và hỗ trợ

   Bàn giao dữ liệu kèm biên bản số lượng và chất lượng, hướng dẫn vận hành, hỗ trợ và bảo trì sau triển khai.

• Toàn bộ hồ sơ được kiểm đếm và lập biên bản khi tiếp nhận và khi bàn giao – không có khối lượng nào không được xác nhận.
• Quy ước đặt tên và metadata được đơn vị phê duyệt trước khi bắt đầu, không tự quyết trong lúc thực hiện.
• Kiểm soát chất lượng theo tỷ lệ lỗi, thiếu trang và lệch trang; phần không đạt được scan lại.
• Bảo mật: tài liệu chỉ được xử lý trong phạm vi và địa điểm đơn vị chấp thuận; không sao lưu ngoài phạm vi hợp đồng.
• Hướng dẫn vận hành cho nhân sự của đơn vị sau khi bàn giao dữ liệu.
• Bảo trì và hỗ trợ thiết bị scan sau triển khai.

Giá trị của số hóa không nằm ở việc có file PDF, mà ở chỗ hồ sơ trở nên tra cứu được, chia sẻ được và không phụ thuộc vào một người biết cách sắp xếp.