Giải pháp thiết bị, in ấn và số hóa cho Cơ quan Nhà nước

• Nhu cầu thiết bị phải được đưa vào dự toán trước, trong khi công việc thực tế lại phát sinh theo đợt và theo mùa.
• Thủ tục mua sắm tài sản mất thời gian, còn nhu cầu sử dụng thì cần ngay.
• Hồ sơ báo giá, hợp đồng, bàn giao, nghiệm thu và thanh lý nếu không khớp về tên thiết bị và khối lượng sẽ gây vướng khi thanh toán.
• Khối hồ sơ lưu trữ giấy tăng theo năm, chiếm diện tích và khó tra cứu.
• Yêu cầu bảo mật thông tin trong quá trình in và scan tài liệu nội bộ.
• Thiết bị phân tán nhiều phòng ban, nhiều đời máy, khó quản lý chi phí và vật tư.

Với khu vực công, một giải pháp chỉ dùng được khi vừa đúng nhu cầu kỹ thuật vừa đi qua được thủ tục. Vì vậy Hương Sơn chuẩn hóa cả hai phần: phương án kỹ thuật và bộ hồ sơ thương mại.

• Cung cấp thiết bị: máy photocopy đa chức năng A3/A4, máy in laser, máy scan, máy in nhân bản và thiết bị văn phòng.
• Cho thuê thiết bị cho nhu cầu theo đợt hoặc theo mùa – chi phí dịch vụ, không phải thủ tục đầu tư tài sản.
• Quản lý in ấn trọn gói cho đơn vị có nhiều thiết bị phân tán, kèm counter và báo cáo sản lượng.
• Số hóa hồ sơ lưu trữ theo quy trình có kiểm đếm, kiểm soát chất lượng và biên bản bàn giao.
• Cung cấp vật tư và linh kiện, bao gồm nhãn Fansipan cho các dòng máy thông dụng.
• Dịch vụ kỹ thuật, bảo trì và sửa chữa theo cam kết thời gian xử lý.
• Bộ hồ sơ chuẩn: báo giá có cơ cấu giá rõ ràng, hợp đồng, biên bản bàn giao, nghiệm thu và thanh lý dùng cùng một tên thiết bị và cấu hình.
• Ba cách báo giá để phù hợp với cách lập dự toán: thuê máy khô, máy kèm định mức vật tư, hoặc trọn gói theo phạm vi hợp đồng.

1. 1

   Bước 1

   Tiếp nhận nhu cầu

   Xác định phạm vi công việc, số lượng thiết bị, khối lượng in hoặc scan, thời điểm cần và bộ phận đầu mối.

2. 2

   Bước 2

   Khảo sát hiện trạng

   Kiểm kê thiết bị hiện có, sản lượng, tình trạng và loại vật tư đang dùng; xác định yêu cầu bảo mật.

3. 3

   Bước 3

   Đề xuất phương án

   Gửi phương án kỹ thuật kèm cơ cấu giá tách rõ thiết bị, vật tư, vận chuyển – lắp đặt, kỹ thuật, thời gian và điều kiện phát sinh.

4. 4

   Bước 4

   Hoàn thiện hồ sơ

   Chuẩn bị hồ sơ thương mại và hồ sơ năng lực theo yêu cầu của đơn vị, phục vụ dự toán hoặc hồ sơ gói thầu.

5. 5

   Bước 5

   Triển khai

   Giao – lắp đặt – chạy thử, chốt counter đầu kỳ, đào tạo sử dụng và lập biên bản bàn giao.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành và bảo trì

   Cung cấp vật tư, bảo trì định kỳ, xử lý sự cố theo cam kết thời gian.

7. 7

   Bước 7

   Nghiệm thu và thanh lý

   Chốt khối lượng thực tế, nghiệm thu, xuất hóa đơn và thanh lý; mọi thay đổi khối lượng được thể hiện rõ trong biên bản.

• Đầu mối kỹ thuật xác định cho từng hợp đồng, tiếp nhận qua điện thoại, Zalo và email.
• Bảo trì định kỳ theo lịch, có biên bản sau mỗi lần thực hiện.
• Vật tư và linh kiện cung cấp theo hợp đồng, có chứng từ đầy đủ.
• Phương án thiết bị thay thế cho nhiệm vụ trọng yếu.
• Theo dõi lịch sử thiết bị và vật tư theo từng mã máy để phục vụ báo cáo và nghiệm thu.
• Tuân thủ quy định bảo mật thông tin của đơn vị trong quá trình in, scan và số hóa tài liệu.

Ở khu vực công, hiệu quả không chỉ là giá thấp nhất mà là phương án đi được qua thủ tục, đúng tiến độ và không phát sinh ngoài dự toán.