Quản lý và vận hành hệ thống thiết bị in ấn

• Nhiều máy, nhiều hãng, nhiều đời – mỗi máy một loại vật tư và một cách xử lý.
• Không có counter và báo cáo nên không biết chi phí in thực tế theo máy và theo đơn vị.
• Bộ phận IT hoặc hành chính mất thời gian xử lý sự cố thiết bị.
• Vật tư mua từng lần, dễ thiếu cục bộ và giá không thống nhất.
• Không có cam kết thời gian xử lý sự cố – mỗi lần hỏng là một lần thương lượng.
• Thiết bị hiệu suất thấp vẫn được dùng vì không có căn cứ số liệu để đề xuất thay thế.

Quản lý in ấn không bắt đầu từ việc thay máy, mà bắt đầu từ việc biết đang có gì và đang tốn bao nhiêu. Hương Sơn khảo sát và thiết lập số liệu trước, rồi mới bàn tới cấu hình và giá.

• Khảo sát và kiểm kê toàn bộ thiết bị: model, tuổi máy, sản lượng, tình trạng, loại vật tư đang dùng.
• Phân tích chi phí in hiện tại theo máy, theo phòng ban và theo địa điểm.
• Thiết kế lại đội máy theo nhu cầu từng khu vực, loại bỏ thiết bị không hiệu quả theo lộ trình.
• Hương Sơn chủ động cung ứng và quản lý tồn vật tư cho toàn bộ đội máy.
• Counter chốt định kỳ theo mã máy, làm căn cứ nghiệm thu và thanh toán.
• SLA phân theo cấp độ P1/P2/P3, có thiết bị dự phòng theo quy mô hợp đồng.
• Báo cáo định kỳ: sản lượng, sự cố, vật tư đã cấp, chi phí trên mỗi thiết bị.
• Đánh giá lại hợp đồng ở mốc T-90, T-60, T-30 để tối ưu cấu hình và định mức.

1. 1

   Bước 1

   Khảo sát và kiểm kê

   Thống kê toàn bộ thiết bị theo model, tuổi máy, sản lượng, tình trạng và loại vật tư.

2. 2

   Bước 2

   Phân tích chi phí hiện tại

   Tính chi phí in theo máy, theo phòng ban và theo địa điểm; xác định điểm gây chi phí cao.

3. 3

   Bước 3

   Thiết kế đội máy mục tiêu

   Đề xuất cấu hình theo khu vực và lộ trình thay thế thiết bị không hiệu quả.

4. 4

   Bước 4

   Chốt cơ chế giá và SLA

   Đơn giá theo sản lượng, phạm vi vật tư, mức dịch vụ P1/P2/P3, cơ chế nghiệm thu và thanh toán.

5. 5

   Bước 5

   Triển khai và chốt counter đầu kỳ

   Lắp đặt, cấu hình, đào tạo và chốt counter khởi điểm cho từng mã máy.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành và báo cáo

   Cung ứng vật tư, bảo trì theo lịch, xử lý sự cố theo SLA, chốt counter và gửi báo cáo định kỳ.

7. 7

   Bước 7

   Đánh giá và tối ưu

   Rà soát ở mốc T-90, T-60, T-30 trước hạn để điều chỉnh cấu hình, định mức và phạm vi dịch vụ.

• Một đầu mối cho toàn bộ thiết bị, vật tư và dịch vụ – thay cho nhiều nhà cung cấp rời rạc.
• Vật tư do Hương Sơn chủ động cung ứng và quản lý tồn, không để gián đoạn vì thiếu vật tư.
• Bảo trì phòng ngừa theo lịch cho từng nhóm thiết bị, có biên bản mỗi lần thực hiện.
• Counter theo mã máy – hai bên có cùng một số liệu khi nghiệm thu.
• Thiết bị dự phòng theo quy mô hợp đồng, xác định trước chứ không xử lý theo tình huống.
• Báo cáo định kỳ về sản lượng, sự cố, vật tư và chi phí trên mỗi thiết bị.

Phần tiết kiệm lớn nhất thường không đến từ đơn giá bản in, mà đến từ việc loại bỏ thiết bị không hiệu quả và chấm dứt tình trạng mỗi nơi tự mua vật tư.