Giải pháp thiết bị in ấn và tài liệu cho Ngân hàng – Tài chính

• Nhiều điểm giao dịch phân tán, mỗi nơi một số lượng nhỏ thiết bị nhưng đòi hỏi hoạt động liên tục.
• Thiết bị dừng tại quầy giao dịch ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng, không có thời gian chờ xử lý dài.
• Chứng từ giấy phát sinh khối lượng lớn, cần scan và lưu trữ theo quy định nội bộ.
• Yêu cầu bảo mật tài liệu cao, việc in và scan phải kiểm soát được.
• Vật tư cho nhiều đời máy ở nhiều địa điểm khó quản lý tồn và dễ thiếu cục bộ.
• Chi phí in phân tán theo chi nhánh nên khó tổng hợp và khó tối ưu.

Với ngành ngân hàng, điều quan trọng nhất không phải cấu hình máy mà là thời gian thiết bị dừng. Vì vậy giải pháp được thiết kế quanh tính liên tục: cấu hình phù hợp, vật tư luôn có, và cam kết thời gian xử lý.

• Chuẩn hóa cấu hình theo loại điểm: máy đa chức năng A3 cho khối văn phòng, máy A4 cho quầy giao dịch, máy scan cho khu vực xử lý chứng từ.
• Chuẩn hóa số lượng dòng máy để giảm số loại vật tư phải quản lý trên toàn hệ thống.
• Quản lý vật tư tập trung, cung ứng theo định mức và theo sản lượng thực tế của từng điểm.
• Quản lý in ấn theo hệ thống với counter theo mã máy và báo cáo sản lượng theo đơn vị.
• Cam kết SLA theo cấp độ, có phương án thiết bị thay thế cho các điểm trọng yếu.
• Máy scan chứng từ tốc độ cao cho khu vực xử lý hồ sơ và lưu trữ.
• Dịch vụ kỹ thuật và bảo trì định kỳ, có biên bản theo từng lần thực hiện.

1. 1

   Bước 1

   Khảo sát hệ thống điểm

   Xác định số điểm, loại điểm, số thiết bị mỗi điểm, sản lượng và yêu cầu về tính liên tục.

2. 2

   Bước 2

   Chuẩn hóa cấu hình

   Rút gọn số dòng máy để giảm số loại vật tư, chọn cấu hình theo loại điểm.

3. 3

   Bước 3

   Thiết kế phương án vật tư

   Xác định định mức và cách cung ứng cho từng điểm, tránh thiếu cục bộ.

4. 4

   Bước 4

   Chốt SLA theo loại điểm

   Điểm trọng yếu có cam kết chặt hơn và có phương án thiết bị thay thế.

5. 5

   Bước 5

   Triển khai theo đợt

   Lắp đặt, chốt counter đầu kỳ và đào tạo sử dụng theo từng đợt để không ảnh hưởng hoạt động.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành và báo cáo

   Cung ứng vật tư, bảo trì theo lịch, xử lý sự cố theo SLA và báo cáo sản lượng theo đơn vị.

7. 7

   Bước 7

   Đánh giá định kỳ

   Rà soát thiết bị hiệu suất thấp, điều chỉnh cấu hình và định mức theo số liệu thực tế.

• Cam kết thời gian xử lý phân theo mức độ trọng yếu của từng điểm.
• Phương án thiết bị thay thế cho các điểm không được phép dừng.
• Cung ứng vật tư theo định mức, có theo dõi tồn tại từng điểm.
• Bảo trì phòng ngừa theo lịch, có biên bản sau mỗi lần thực hiện.
• Counter theo mã máy và báo cáo sản lượng theo đơn vị để phục vụ phân bổ chi phí.
• Tuân thủ quy định bảo mật tài liệu và quy trình kiểm soát nội bộ của tổ chức.

Với ngân hàng, chi phí lớn nhất của một thiết bị hỏng không phải tiền sửa, mà là thời gian quầy giao dịch không phục vụ được khách hàng.