Giải pháp in đề thi và in tài liệu số lượng lớn

• Máy photocopy văn phòng không được thiết kế cho sản lượng hàng chục nghìn bản dồn vào vài ngày.
• Chi phí một bản in trên máy văn phòng cao hơn nhiều so với máy in nhân bản khi sản lượng lớn.
• Công đoạn hoàn thiện sau in (phối trang, đóng bộ) làm thủ công vừa chậm vừa dễ sai sót.
• Thiếu vật tư giữa đợt in làm dừng toàn bộ tiến độ.
• Không có máy dự phòng thì toàn bộ công việc phụ thuộc vào một thiết bị.
• Chọn thiết bị theo giá thay vì theo sản lượng dẫn tới máy quá tải và hỏng sớm.

Nguyên tắc của Hương Sơn là chọn thiết bị theo sản lượng và tiến độ, không chọn theo giá máy. Với sản lượng lớn, máy in nhân bản có chi phí trên mỗi bản thấp hơn hẳn máy văn phòng.

• Xác định sản lượng thực tế và thời gian cho phép, từ đó tính công suất thiết bị cần thiết.
• Máy in nhân bản siêu tốc làm máy chính cho phần sản lượng lớn.
• Máy photocopy tốc độ cao dùng cho phần sản lượng vừa, bản màu hoặc bản cần chất lượng khác.
• Máy phối trang và thiết bị hoàn thiện sau in để đóng bộ, phối đề, hoàn thiện tài liệu.
• Định mức vật tư cho toàn đợt kèm tồn dự phòng.
• Phương án máy dự phòng theo mức độ quan trọng của công việc.
• Có thể mua thiết bị hoặc thuê theo đợt, tùy tần suất phát sinh nhu cầu.

1. 1

   Bước 1

   Xác định sản lượng và tiến độ

   Số bản cần in, khổ giấy, một mặt hoặc hai mặt, thời gian cho phép và số điểm in.

2. 2

   Bước 2

   Tính công suất cần thiết

   Từ sản lượng và tiến độ, tính số máy và tốc độ cần thiết – gồm cả biên dự phòng.

3. 3

   Bước 3

   Chọn cấu hình thiết bị

   Phân bổ giữa máy in nhân bản, máy photocopy tốc độ cao và thiết bị sau in.

4. 4

   Bước 4

   Chốt vật tư và dự phòng

   Định mức vật tư cho toàn đợt, tồn dự phòng và phương án máy dự phòng.

5. 5

   Bước 5

   Triển khai

   Giao – lắp – chạy thử trước thời điểm in chính thức, chốt counter đầu kỳ, lập biên bản bàn giao.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành

   Trực kỹ thuật, bổ sung vật tư, ghi nhật ký vận hành và xử lý sự cố theo cấp độ.

7. 7

   Bước 7

   Kết thúc đợt

   Chốt counter và vật tư thực tế, thu hồi thiết bị nếu là hợp đồng thuê, nghiệm thu và thanh lý.

• Kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị trước mỗi đợt in, in test đạt trước khi bàn giao.
• Định mức vật tư cho toàn đợt và tồn dự phòng tại chỗ.
• Kỹ thuật trực theo phương án đã thống nhất cho các đợt in quan trọng.
• Phương án máy dự phòng xác định trước, không xử lý theo tình huống.
• Nhật ký vận hành ghi sản lượng, vật tư và sự cố theo từng máy.
• Bảo trì định kỳ cho thiết bị đã bán, theo hợp đồng dịch vụ.

Với sản lượng lớn, yếu tố quyết định không phải giá máy mà là chi phí trên mỗi bản in và khả năng hoàn thành đúng tiến độ.