Cho thuê máy in đề thi – in sao đề thi cho Sở GD&ĐT

• Sản lượng in của kỳ thi dồn vào một vài ngày, vượt xa công suất thiết bị thường ngày của đơn vị.
• Kỳ thi phụ thuộc vào một máy duy nhất: máy dừng là toàn bộ tiến độ sao in dừng theo.
• Mua máy nhân bản siêu tốc cho nhu cầu vài ngày mỗi năm là đầu tư kém hiệu quả, còn phát sinh khấu hao, lưu kho và bảo trì cả năm.
• Vật tư Master và mực nếu thiếu giữa kỳ sẽ làm gián đoạn công việc, trong khi việc dự trù định mức không đơn giản.
• Yêu cầu bảo mật khu vực sao in rất cao – không phải nhà cung cấp nào cũng có quy trình phù hợp.
• Hồ sơ dự toán, hợp đồng và nghiệm thu phải khớp về số ngày thuê, khối lượng và vật tư thực tế.

EXAM PRO là gói dịch vụ trọn phạm vi cho một kỳ in sao đề thi. Hương Sơn chịu trách nhiệm về thiết bị, vật tư, kỹ thuật và phương án dự phòng; đơn vị tập trung vào nghiệp vụ khảo thí.

• Máy chính: máy in nhân bản siêu tốc được chọn theo sản lượng dự kiến của từng điểm in.
• Máy dự phòng: tối thiểu 01 máy dự phòng cho mỗi cụm in của kỳ thi lớn.
• Vật tư: Master và mực đủ cho toàn kỳ, kèm tồn dự phòng tại điểm in.
• Bàn giao trước: máy được vệ sinh, bảo dưỡng, in test đạt và giao trước thời điểm in chính thức để đơn vị làm quen.
• Kỹ thuật: đầu mối kỹ thuật xác định, hỗ trợ từ xa và có mặt tại hiện trường theo cam kết.
• Hoàn thiện sau in: bổ sung máy phối trang khi đơn vị có nhu cầu phối đề, đóng bộ.
• Bảo mật: tuân thủ tuyệt đối quy định an ninh khu vực sao in của đơn vị.
• Hồ sơ: biên bản bàn giao, nhật ký vận hành, biên bản chốt counter, nghiệm thu và thanh lý đầy đủ.

1. 1

   T-60 → T-30

   Khảo sát kỳ thi

   Xác định các kỳ thi và đợt khảo sát cần sao in trong năm, số điểm sao in, số máy dự kiến tại mỗi điểm, sản lượng và khổ giấy, yêu cầu an ninh khu vực sao in.

2. 2

   T-30 → T-15

   Chốt giải pháp

   Cấu hình máy chính và máy dự phòng, định mức Master/mực, nhân sự kỹ thuật, phương án vận chuyển; xác định đầu mối kỹ thuật và đầu mối nghiệm thu của đơn vị.

3. 3

   T-15 → T-7

   Chuẩn bị thiết bị và vật tư

   Vệ sinh, bảo dưỡng và in test đạt yêu cầu; chuẩn bị Master, mực, phụ kiện và thiết bị phụ trợ; phân công kỹ thuật trực; xác nhận máy dự phòng đã sẵn sàng.

4. 4

   T-2

   Bàn giao tại điểm in

   Giao và lắp máy, kiểm tra nguồn điện, chạy thử, chốt counter đầu kỳ, lập biên bản bàn giao. Không giao máy sát giờ in chính thức.

5. 5

   Ngày in

   Vận hành và trực kỹ thuật

   Kỹ thuật trực theo phương án, ghi nhật ký vận hành, bổ sung vật tư khi cần, xử lý sự cố theo cấp độ; chuyển sang máy dự phòng nếu không khắc phục được tại chỗ.

6. 6

   Sau kỳ thi

   Thu hồi và nghiệm thu

   Chốt counter và vật tư thực tế, thu hồi thiết bị, nghiệm thu, xuất hóa đơn và thanh lý; hồ sơ dùng cùng tên thiết bị và cấu hình với báo giá và hợp đồng.

• Checklist bắt buộc trước khi xe rời kho: đúng model và serial, đã vệ sinh – bảo dưỡng, in test đạt, đủ Master/mực, đủ phụ kiện và thiết bị phụ trợ, có biên bản bàn giao, xác định địa chỉ và đầu mối nhận máy, tên kỹ thuật trực, máy dự phòng đã sẵn sàng.
• Kênh liên lạc ưu tiên trong ngày in: điện thoại và Zalo tới đầu mối kỹ thuật được chỉ định.
• Nhật ký vận hành ghi nhận sản lượng, vật tư đã dùng và sự cố phát sinh theo từng máy.
• Phương án thay máy dự phòng được xác định trước, không xử lý theo tình huống.
• Tuân thủ tuyệt đối quy định bảo mật khu vực sao in; không ghi nhận, sao lưu hoặc công bố nội dung đề thi.
• Biên bản nghiệm thu xác nhận máy, số ngày thuê, vật tư thực tế, tình trạng thiết bị và counter.

Với nhu cầu chỉ phát sinh theo kỳ thi, thuê máy thường hiệu quả hơn mua – vì chi phí chỉ tồn tại trong thời gian thực dùng, còn rủi ro thiết bị được chuyển sang nhà cung cấp.