Quản lý in ấn trọn gói cho trường học (Managed Print Service)

• Nhiều máy của nhiều hãng, nhiều đời, mỗi máy một loại vật tư – việc mua và quản tồn rất phức tạp.
• Không có số liệu sản lượng theo máy và theo phòng ban nên không biết chi phí in thực tế phân bổ ra sao.
• Nhân sự kỹ thuật của đơn vị phải xử lý sự cố máy in thay vì làm công việc chuyên môn.
• Chi phí sửa chữa và vật tư phát sinh không dự đoán được, gây khó cho dự toán.
• Không có cam kết thời gian xử lý sự cố, mỗi lần hỏng là một lần thương lượng lại.
• Máy cũ vẫn được dùng vì chưa có căn cứ số liệu để đề xuất thay thế hay nâng cấp.

Hương Sơn tiến từ bảo trì từng máy sang quản lý toàn bộ hệ thống in của đơn vị: thiết bị, vật tư, sản lượng, sự cố và chi phí đều được quản lý theo mã máy và báo cáo định kỳ.

• Khảo sát toàn bộ thiết bị hiện có: model, tuổi máy, sản lượng, tình trạng, vật tư đang dùng.
• Chuẩn hóa đội máy: cấu hình A3 đa chức năng, A4 và máy scan theo đúng nhu cầu từng khu vực; có thể bổ sung máy in nhân bản hoặc thiết bị sau in.
• Hương Sơn chủ động cung ứng và quản lý tồn vật tư – đơn vị không phải mua từng lần.
• Counter được chốt định kỳ và quản lý theo mã máy, làm căn cứ nghiệm thu và thanh toán.
• SLA phân theo cấp độ P1/P2/P3 với cam kết thời gian tương ứng.
• Thiết bị dự phòng theo quy mô hợp đồng.
• Báo cáo định kỳ về sản lượng, sự cố, vật tư đã cấp và chi phí trên mỗi thiết bị.
• Đánh giá lại hợp đồng ở các mốc 90, 60 và 30 ngày trước khi hết hạn để tối ưu cấu hình.

1. 1

   Bước 1

   Khảo sát hệ thống hiện tại

   Kiểm kê toàn bộ thiết bị theo model, tuổi máy, sản lượng, tình trạng và loại vật tư đang sử dụng.

2. 2

   Bước 2

   Phân tích chi phí hiện tại

   Tính chi phí in thực tế theo máy và theo phòng ban, xác định các thiết bị và khu vực đang gây chi phí cao.

3. 3

   Bước 3

   Thiết kế lại đội máy

   Đề xuất cấu hình thiết bị theo nhu cầu từng khu vực, loại bỏ thiết bị không hiệu quả.

4. 4

   Bước 4

   Chốt SLA và cơ chế giá

   Thống nhất mức dịch vụ P1/P2/P3, đơn giá theo sản lượng, phạm vi vật tư và cơ chế nghiệm thu – thanh toán.

5. 5

   Bước 5

   Triển khai và chốt counter đầu kỳ

   Lắp đặt, cấu hình, đào tạo sử dụng và chốt counter khởi điểm cho từng mã máy.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành và báo cáo

   Cung ứng vật tư, bảo trì theo lịch, xử lý sự cố theo SLA, chốt counter và gửi báo cáo định kỳ.

7. 7

   Bước 7

   Đánh giá và tối ưu

   Rà soát ở mốc T-90, T-60, T-30 trước hạn để điều chỉnh cấu hình, định mức và phạm vi dịch vụ.

• Vật tư do Hương Sơn chủ động cung ứng và quản lý tồn, đảm bảo không gián đoạn vì thiếu vật tư.
• Counter chốt định kỳ theo mã máy – hai bên có cùng một số liệu khi nghiệm thu.
• Thiết bị dự phòng theo quy mô hợp đồng, không xử lý theo tình huống.
• Báo cáo định kỳ: sản lượng, sự cố, vật tư đã cấp, chi phí trên mỗi thiết bị.
• Bảo trì theo lịch phòng ngừa thay vì chỉ sửa khi hỏng.
• Đầu mối kỹ thuật xác định cho từng khu vực triển khai.

Giá trị của Managed Print Service không nằm ở đơn giá một bản in, mà ở việc chi phí in trở thành một khoản có số liệu, có cam kết và có thể tối ưu theo từng kỳ.