Giải pháp in ấn, tài liệu và số hóa cho Tập đoàn – Tổng công ty

• Thiết bị in mua rải rác qua nhiều năm, nhiều hãng và nhiều đời – không có chuẩn chung.
• Chi phí in nằm rải trong nhiều đầu mục chi phí nhỏ, không ai nắm được tổng số thực tế.
• Bộ phận IT hoặc hành chính phải xử lý sự cố máy in thay vì làm công việc chính.
• Hồ sơ giấy tại nhiều phòng ban và nhiều chi nhánh không dùng chung được.
• Nhu cầu in theo đợt (tài liệu hội nghị, ấn phẩm nội bộ, biểu mẫu) vượt công suất thiết bị thường ngày.
• Mỗi lần mở thêm địa điểm lại phải mua sắm và thiết lập lại từ đầu.

Doanh nghiệp lớn không thiếu máy – thường là thiếu chuẩn và thiếu số liệu. Hương Sơn bắt đầu bằng việc chuẩn hóa đội thiết bị và thiết lập số liệu, rồi mới tối ưu chi phí.

• Kiểm kê và chuẩn hóa đội thiết bị theo loại khu vực: khối văn phòng, phòng ban, nhà máy, chi nhánh.
• Quản lý in ấn theo sản lượng với counter theo mã máy, báo cáo theo đơn vị và theo kỳ.
• Cung ứng vật tư tập trung theo định mức, giảm số lần mua nhỏ và giảm số mã phải quản.
• Cam kết SLA theo mức độ trọng yếu của từng khu vực, có thiết bị dự phòng.
• Cho thuê thiết bị cho nhu cầu theo đợt hoặc theo dự án, không cần đầu tư tài sản.
• In tài liệu số lượng lớn theo đợt bằng máy in nhân bản và thiết bị hoàn thiện sau in.
• Scan và số hóa tài liệu theo quy trình có kiểm đếm và kiểm soát chất lượng.
• Mô hình mở rộng: chuẩn cấu hình đã có sẵn để triển khai nhanh cho địa điểm mới.

1. 1

   Bước 1

   Kiểm kê đội thiết bị

   Thống kê model, tuổi máy, sản lượng, tình trạng và loại vật tư đang dùng ở toàn bộ địa điểm.

2. 2

   Bước 2

   Phân tích chi phí in hiện tại

   Tính chi phí in theo máy, theo phòng ban và theo địa điểm để xác định điểm gây chi phí cao.

3. 3

   Bước 3

   Chuẩn hóa cấu hình

   Xác định chuẩn thiết bị cho từng loại khu vực và lộ trình thay thế thiết bị không hiệu quả.

4. 4

   Bước 4

   Chốt cơ chế giá và SLA

   Thống nhất đơn giá theo sản lượng, phạm vi vật tư, mức dịch vụ và cơ chế nghiệm thu – thanh toán.

5. 5

   Bước 5

   Triển khai theo đợt

   Lắp đặt, chốt counter đầu kỳ, đào tạo sử dụng; triển khai theo đợt để không gián đoạn hoạt động.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành và báo cáo

   Cung ứng vật tư, bảo trì theo lịch, xử lý sự cố theo SLA, báo cáo sản lượng và chi phí theo kỳ.

7. 7

   Bước 7

   Tối ưu theo số liệu

   Mỗi kỳ rà soát lại cấu hình, định mức và danh mục thiết bị dựa trên số liệu thực tế.

• Một đầu mối dịch vụ cho toàn bộ đội thiết bị thay vì nhiều nhà cung cấp rời rạc.
• Bảo trì phòng ngừa theo lịch cho từng nhóm thiết bị.
• Cung ứng vật tư theo định mức và theo sản lượng thực tế.
• Counter theo mã máy, báo cáo sản lượng và chi phí theo đơn vị.
• Thiết bị dự phòng cho khu vực trọng yếu.
• Đánh giá lại hợp đồng trước hạn để điều chỉnh cấu hình và định mức.

Ở doanh nghiệp lớn, phần tiết kiệm được thường không đến từ giá mua thiết bị mà đến từ việc loại bỏ thiết bị không hiệu quả và chấm dứt tình trạng mỗi nơi tự mua vật tư.