Cho thuê máy photocopy, máy in A3/A4 cho trường học

• Máy photocopy cũ hỏng liên tục vào đúng đầu năm học và mùa kiểm tra, không có phương án thay thế nhanh.
• Chi phí mực, drum, linh kiện và sửa chữa phát sinh rời rạc, khó dự toán cho cả năm học.
• Kinh phí đầu tư mua máy mới không sẵn có hoặc phải chờ chu kỳ ngân sách.
• Sản lượng in dao động mạnh giữa mùa thấp điểm và mùa cao điểm nhưng thiết bị chỉ có một cấu hình cố định.
• Không có số liệu sản lượng theo phòng ban nên không biết chi phí in thực tế là bao nhiêu.

Đơn vị không mua thiết bị mà mua năng lực in ấn ổn định theo tháng. Hương Sơn chịu trách nhiệm về máy, vật tư và bảo trì; đơn vị chỉ trả phí thuê và phần sản lượng vượt định mức nếu có.

• Khảo sát trước khi báo giá: số giáo viên, số học sinh, số phòng ban, sản lượng bình quân tháng, tháng cao điểm và khổ giấy sử dụng.
• Chọn cấu hình A3 hoặc A4 theo nhu cầu thực tế, không chào máy vượt nhu cầu.
• Cấu trúc phí: phí thuê cố định + định mức bản in miễn phí + đơn giá bản vượt định mức.
• Thời hạn hợp đồng linh hoạt 12, 24 hoặc 36 tháng.
• Giao máy, chốt counter đầu kỳ và đào tạo sử dụng cho nhân sự của đơn vị.
• Chốt counter định kỳ và xuất hóa đơn theo kỳ đã thống nhất.
• Bảo trì, thay vật tư và xử lý sự cố trong phạm vi hợp đồng.
• Đánh giá gia hạn hoặc nâng cấp cấu hình trước 90 ngày khi hợp đồng gần hết hạn.

1. 1

   Bước 1

   Khảo sát nhu cầu

   Xác định số giáo viên, học sinh, phòng ban, sản lượng bình quân tháng, tháng cao điểm và khổ giấy.

2. 2

   Bước 2

   Tính sản lượng và chọn cấu hình

   Tính sản lượng bình quân và cao điểm, từ đó chọn cấu hình A3, A4 hoặc kết hợp cho phù hợp.

3. 3

   Bước 3

   Xây gói phí thuê

   Xác định phí thuê, định mức bản in miễn phí và đơn giá bản vượt; gửi báo giá kèm cơ cấu giá rõ ràng.

4. 4

   Bước 4

   Ký hợp đồng

   Ký hợp đồng 12, 24 hoặc 36 tháng với phạm vi cung cấp, cơ chế nghiệm thu và thanh toán xác định.

5. 5

   Bước 5

   Giao máy và đào tạo

   Giao – lắp đặt, chốt counter đầu kỳ, hướng dẫn sử dụng cho nhân sự phụ trách.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành và chốt kỳ

   Bảo trì, thay vật tư, xử lý sự cố; chốt counter định kỳ và xuất hóa đơn.

7. 7

   Bước 7

   Đánh giá gia hạn

   Trước 90 ngày hết hạn, đánh giá lại nhu cầu để gia hạn hoặc nâng cấp cấu hình.

• Bảo trì định kỳ theo lịch, không chờ đến khi máy hỏng mới xử lý.
• Vật tư trong phạm vi hợp đồng do Hương Sơn cung cấp và quản lý tồn.
• Kênh tiếp nhận sự cố qua điện thoại, Zalo và email với đầu mối kỹ thuật xác định.
• Theo dõi lịch sử thiết bị, vật tư và số lần xử lý theo từng mã máy.
• Phương án thay máy khi thiết bị không khắc phục được tại chỗ.
• Chốt counter đúng kỳ để hai bên có cùng số liệu sản lượng khi nghiệm thu.

So sánh nên đặt trên tổng chi phí một năm học, gồm cả mực, linh kiện, sửa chữa và thời gian máy dừng – không chỉ so sánh giá mua máy.