Nên thuê hay mua máy photocopy cho doanh nghiệp, trường học? Phân tích chi phí & hiệu quả

Tại hầu hết các trường học, cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp, chi phí in ấn tài liệu – sao chụp hồ sơ luôn chiếm một khoản ngân sách thường xuyên đáng kể. Tuy nhiên, khi đối diện với quyết định trang bị thiết bị, nhiều nhà quản lý thường phân vân: Nên bỏ ra một khoản ngân sách lớn để mua đứt máy photocopy hay nên lựa chọn phương án thuê máy trọn gói hàng tháng?

Thực tế cho thấy, chi phí mua máy ban đầu chỉ chiếm khoảng 25% – 30% tổng chi phí thực tế trong suốt vòng đời sử dụng (TCO). 70% chi phí còn lại nằm ở mực in, linh kiện thay thế định kỳ, công sửa chữa và hao mòn thiết bị. Việc hiểu rõ bài toán tài chính này sẽ giúp đơn vị tiết kiệm hàng chục đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm.

Mua đứt máy photocopy là lựa chọn truyền thống và phù hợp nhất trong các trường hợp sau:

• Đơn vị có nguồn vốn đầu tư công hoặc ngân sách dự án cố định: Nguồn vốn được cấp chỉ định cho mua sắm tài sản cố định và không được chuyển thành chi phí vận hành thường xuyên hàng tháng.
• Sản lượng in rất thấp và không đều đặn: In dưới 1.000 bản/tháng, máy chủ yếu đặt sẵn để ký duyệt văn bản đột xuất. Khi đó, chi phí định mức thuê hàng tháng có thể không khai thác hết hiệu năng.
• Đơn vị có sẵn đội ngũ kỹ thuật IT nội bộ: Có nhân sự chuyên trách hiểu rõ về cơ chế hoạt động, có thể tự xử lý kẹt giấy, vệ sinh gương quét và quản lý mua sắm vật tư.

Hiện nay, xu hướng chuyển dịch từ "Sở hữu thiết bị" sang "Sử dụng dịch vụ in ấn quản lý" (Managed Print Services) đang chiếm ưu thế tại các tổ chức hiện đại, tiêu biểu như hệ thống ngân hàng (Vietcombank) và các tập đoàn lớn bởi các lý do sau:

• Không cần bỏ vốn đầu tư ban đầu: Thay vì bỏ ra 40 – 90 triệu đồng cho một máy photocopy A3 đa chức năng Toshiba hoặc Ricoh cao cấp, đơn vị chỉ cần chi trả từ 800.000đ – 2.500.000đ mỗi tháng.
• Trút bỏ 100% rủi ro hỏng hóc & vật tư: Toàn bộ chi phí mực in chính hãng, trống drum, gạt mực, bột từ, bảo trì định kỳ đều do đơn vị cho thuê (như Hương Sơn) chịu trách nhiệm.
• Dễ dàng nâng cấp theo quy mô: Khi nhu cầu in ấn tăng lên hoặc muốn đổi sang máy photocopy màu, đơn vị chỉ cần yêu cầu nâng cấp dòng máy mà không phải thanh lý máy cũ chịu lỗ.
• Hạch toán chi phí minh bạch: Hóa đơn VAT dịch vụ thuê máy hàng tháng được hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động (Opex), giúp tối ưu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Giả sử văn phòng in trung bình 5.000 bản A4/tháng (tổng 180.000 bản trong 3 năm):

Kết luận: Phương án thuê máy giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 40% chi phí thực tế, đồng thời bảo toàn được dòng tiền mặt lưu động cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Với bề dày kinh nghiệm phân phối và cho thuê thiết bị văn phòng từ năm 2008 đến nay, Hương Sơn đề xuất các giải pháp tối ưu cho từng đối tượng khách hàng: