Cho thuê máy photocopy, máy in và thiết bị văn phòng

• Nhu cầu thiết bị phát sinh ngay nhưng kinh phí đầu tư chưa có hoặc phải chờ chu kỳ ngân sách.
• Nhu cầu chỉ theo đợt hoặc theo mùa – mua máy thì máy nằm không phần lớn thời gian.
• Mua máy rồi vẫn phải tự lo mực, drum, linh kiện và tìm người sửa mỗi lần hỏng.
• Không có phương án thay máy khi thiết bị hỏng vào lúc công việc gấp.
• Chi phí in không dự đoán được vì phát sinh theo từng lần mua và từng lần sửa.
• Nhu cầu thay đổi theo thời gian nhưng thiết bị đã mua thì cấu hình cố định.

Điều khách hàng cần không phải là sở hữu một chiếc máy, mà là năng lực in ấn ổn định trong một khoảng thời gian. Hương Sơn cung cấp năng lực đó theo 4 gói.

• Gói Basic – máy kèm giao lắp và bảo trì cơ bản, cho văn phòng và trường quy mô nhỏ.
• Gói Standard – máy kèm vật tư và bảo trì, phù hợp nhu cầu in thường xuyên.
• Gói Business – máy kèm vật tư, linh kiện và cam kết SLA, cho đơn vị không được phép dừng.
• Gói Enterprise – quản lý toàn bộ đội máy với monitoring, SLA, báo cáo và tối ưu định kỳ.
• Gói theo đợt – thuê ngắn hạn cho kỳ thi, hội nghị, đợt in tài liệu hoặc dự án.
• Thời hạn linh hoạt: theo ngày cho nhu cầu theo đợt; 12, 24 hoặc 36 tháng cho nhu cầu thường xuyên.
• Cơ chế giá: phí thuê cố định kèm định mức bản in, hoặc tính theo sản lượng thực tế.
• Đánh giá lại trước 90 ngày hết hạn để gia hạn, đổi cấu hình hoặc nâng gói.

1. 1

   Bước 1

   Tiếp nhận nhu cầu

   Xác định loại thiết bị, số lượng, thời gian thuê, địa điểm và sản lượng dự kiến.

2. 2

   Bước 2

   Khảo sát và chọn gói

   Chọn gói Basic, Standard, Business, Enterprise hoặc gói theo đợt cho phù hợp nhu cầu và ngân sách.

3. 3

   Bước 3

   Báo giá

   Gửi báo giá tách rõ phí thuê, định mức vật tư, vận chuyển – lắp đặt, kỹ thuật, thời gian thuê và điều kiện phát sinh.

4. 4

   Bước 4

   Ký hợp đồng

   Hợp đồng ghi rõ model và cấu hình thiết bị, phạm vi dịch vụ, mức SLA, cơ chế nghiệm thu và thanh toán.

5. 5

   Bước 5

   Giao máy

   Giao – lắp đặt – chạy thử, chốt counter đầu kỳ, đào tạo sử dụng và lập biên bản bàn giao.

6. 6

   Bước 6

   Vận hành

   Cung cấp vật tư, bảo trì theo lịch, xử lý sự cố theo SLA, chốt counter định kỳ.

7. 7

   Bước 7

   Kết thúc hoặc gia hạn

   Trước 90 ngày hết hạn: đánh giá gia hạn, đổi cấu hình hoặc nâng gói. Nếu kết thúc: thu hồi, nghiệm thu và thanh lý.

• Kênh tiếp nhận sự cố qua điện thoại, Zalo và email; mỗi hợp đồng có đầu mối kỹ thuật xác định.
• Phân loại sự cố theo cấp độ với cam kết thời gian tương ứng theo từng gói.
• Phương án thay máy hoặc máy dự phòng cho nhiệm vụ trọng yếu.
• Vật tư trong phạm vi hợp đồng do Hương Sơn cung cấp và quản lý tồn.
• Theo dõi lịch sử thiết bị, vật tư đã cấp và số lần xử lý theo từng mã máy.
• Chốt counter đúng kỳ để hai bên có cùng số liệu khi nghiệm thu.

So sánh thuê và mua nên đặt trên tổng chi phí sở hữu trong cả thời gian sử dụng, bao gồm cả vật tư, sửa chữa và thời gian máy dừng.